PRIVACYSTATEMENT VAN STICHTING HAARLEM MARKERTING

Stichting Haarlem Marketing (“Haarlem Marketing”) is een stichting naar Nederlands recht, gevestigd te Haarlem en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41224725.

Introductie
Haarlem Marketing verzamelt via haar dienstverlening en websites haarlemmarketing.nl visithaarlem.com en haarlemconventionbureau.nl (“Websites”) gegevens over u. Wij vinden het belangrijk u te informeren welke gegevens wij over u verzamelen en waarom, wat wij met de gegevens doen en hoe u controle houdt over uw gegevens. In dit privacystatement beschrijven wij dat op een overzichtelijke manier.
Dit privacystatement wijzigt van tijd tot tijd. De meest recente versie is te vinden op onze website.

Inhoud

1. Definities
2. Categorieën van Persoonsgegevens
3. De wijze waarop Haarlem Marketing Persoonsgegevens heeft verkregen
4. Doelen Verwerking
5. Grondslagen Verwerking
6. Bewaartermijnen Persoonsgegevens
7. Beveiliging Persoonsgegevens
8. Datalekken
9. Rechten Betrokkenen
10. Cookies
11. Contactgegevens

***

1. Definities

Verwerkersverantwoordelijke                  de partij die het doel en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vaststelt. Haarlem Marketing is Verwerkersverantwoordelijke voor de Persoonsgegevens.

Verwerker                                                   de partij die in opdracht van en voor Haarlem Marketing Persoonsgegevens Verwerkt.

Betrokkenen                                              de personen van wie de Persoonsgegevens worden Verwerkt afkomstig zijn.

Persoonsgegevens                                   alle gegevens die (in)direct leiden of kunnen leiden tot de identificatie van een persoon (een Betrokkene).

Verwerking/Verwerken                              iedere handeling met betrekking tot de Persoonsgegevens. Voorbeelden zijn: opslaan, kopiëren, raadplegen, delen, of vastleggen van Persoonsgegevens.

2. Categorieën van Persoonsgegevens
Haarlem Marketing Verwerkt de volgende Persoonsgegevens van u:

• Contactgegevens, zoals: (achter)naam, (zakelijk) adres, (zakelijk) telefoonnummer, (zakelijk) e-mailadres;
• Identiteitsgegevens, zoals: geslacht, geboortedatum en – plaats;
• Financiële- en administratieve gegevens, zoals: bankrekeningnummer, btw nummer en KvK nummer;
• Gegevens die inzicht geven in gebruik van de Website, zoals: IP-adres en het surfgedrag;
• Overige gegevens, zoals: gegevens uit het curriculum vitae en overige gegevens uit personeelsdossiers.
  
  

3. De wijze waarop Haarlem Marketing Persoonsgegevens heeft verkregen
Haarlem Marketing heeft uw Persoonsgegevens op een of meerdere van de volgende manieren verkregen:

• U heeft uw Persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons heeft opgenomen, onze Website heeft bezocht, met ons in contact bent getreden, wanneer wij een (arbeids)overeenkomst met u uitvoeren of u heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief.;
• De Persoonsgegevens zijn afkomstig uit openbare (zakelijke) sociale media platforms, openbare (zakelijke) websites of openbare registers;
• De Persoonsgegevens zijn afkomstig uit de analyse van de Website.
  
  

4. Doelen Verwerking
Haarlem Marketing Verwerkt Persoonsgegevens alleen voor de volgende doelen:

• Om de (statutaire) doelstellingen van Haarlem Marketing te kunnen uitvoeren;
• Om de campagnes van Haarlem Marketing te kunnen uitvoeren;
• Om de marketingactiviteiten van Haarlem Marketing te kunnen uitvoeren;
• Om contact te houden;
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• Om een overeenkomst uit te voeren;
• Om een arbeidsovereenkomst met u uit te voeren;
• Om geleverde goederen/diensten te factureren en declaraties te innen;
• Om personen te informeren over Haarlem Marketing en/of de stad Haarlem;
• Om medewerkers, sollicitanten en participanten te werven;
• Om een sollicitatieprocedure te doorlopen;
• Om de dienstverlening en/of de Website te analyseren en/of te verbeteren.
  
  

5. Grondslagen Verwerking
Haarlem Marketing Verwerkt alleen Persoonsgegevens wanneer dit is toegestaan op basis van een van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Toestemming; Haarlem Marketing vraagt in de gevallen waarin dit noodzakelijk is, toestemming aan u voor het Verwerken van Persoonsgegevens. U kunt de door u gegeven toestemming altijd weer intrekken.
• Overeenkomst; Haarlem Marketing mag de Persoonsgegevens Verwerken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een (arbeids)overeenkomst.
• Wettelijke verplichtingen; Op Haarlem Marketing rusten wettelijke verplichtingen om Persoonsgegevens te Verwerken, bijvoorbeeld voor de belastingwetgeving.
• Gerechtvaardigd belang; Haarlem Marketing Verwerkt Persoonsgegevens voor zover zij daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft en deze Verwerking geen onevenredige inbreuk maakt op de bescherming van de privacy van de Betrokkenen.
  
  

6. Bewaartermijnen Persoonsgegevens

Haarlem Marketing bewaart Persoonsgegevens zo lang als deze nodig zijn voor het doel waarvoor zij oorspronkelijk zijn verzameld of zo lang als nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Na deze periode worden Persoonsgegevens vernietigd, tenzij er een zwaarwegende reden bestaat dat niet te doen. De documenten die digitaal zijn opgeslagen, worden permanent gedeletet. Papieren documenten worden fysiek vernietigd.
Voor de volgende categorieën van Persoonsgegevens worden de volgende specifieke bewaartermijnen gehanteerd:

• Persoonsgegevens die vereist zijn in het kader van belastingwetgeving: 7 jaar.
  
  

7. Beveiliging Persoonsgegevens
Haarlem Marketing hecht waarde aan een goede beveiliging van uw Persoonsgegevens en neemt alle technische- en organisatorische maatregelen die nodig zijn om uw Persoonsgegevens te beveiligen. Zo heeft Haarlem Marketing onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:

• Persoonsgegevens worden op een veilige wijze uitgewisseld; medewerkers van Haarlem Marketing maken geen gebruik van privé e-mailadressen voor zakelijke doeleinden.
• Alleen daartoe bevoegde medewerkers van Haarlem Marketing hebben toegang tot de Persoonsgegevens die zijn opgeslagen in een beveiligd CRM systeem.
• Alle apparaten die gebruikt worden zijn beveiligd middels wachtwoorden en/of twee factor authenticatie.
• De digitale systemen van Haarlem Marketing zijn met technische maatregen beveiligd en worden gemonitord.
• De Websites zijn beveiligd met een SSL certificaat, herkenbaar aan https://;
• Alleen daartoe bevoegde medewerkers van Haarlem Marketing hebben toegang tot het bedrijfspand;
• In beginsel worden er geen Persoonsgegevens doorgegeven aan derde partijen die geen Verwerker zijn zonder uw toestemming. Persoonsgegevens worden nooit aan derde partijen verkocht.
• Met iedere Verwerker heeft Haarlem Marketing Verwerkersovereenkomsten gesloten.
• Haarlem Marketing Verwerkt Persoonsgegevens in beginsel alleen binnen de Europees Economische Ruimte (EER).

De Website bevat links naar websites van derde partijen. Haarlem Marketing is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de websites van derden en de wijze waarop zij met uw Persoonsgegevens omgaan.

8. Datalekken
Een datalek is iedere inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens die leidt tot enige ongeoorloofde Verwerking daarvan. Haarlem Marketing beschikt over een intern beleid hoe om te gaan met (mogelijke) datalekken. In geval van een (mogelijk) datalek zal Haarlem Marketing alles in het werk stellen om de eventuele nadelige gevolgen voor u te beperken en/of te voorkomen. Verder zal Haarlem Marketing het datalek melden bij de daartoe bevoegde instanties indien zij daartoe gehouden is.

9. Rechten Betrokkenen
Als Haarlem Marketing Persoonsgegevens van u Verwerkt, heeft u de volgende privacyrechten:

• Het recht op inzage in de Persoonsgegevens; U heeft het recht te weten welke Persoonsgegevens wij van u Verwerken.
• Het recht om Persoonsgegevens te laten aanpassen of corrigeren; U heeft het recht onjuiste en/of volledige Persoonsgegevens door ons te laten corrigeren en/of aanvullen.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de Verwerking van Persoonsgegevens en het recht om de Verwerking van Persoonsgegevens te beperken;

In sommige gevallen heeft u het recht bezwaar te maken tegen de Verwerking en/of het recht op beperking van de Verwerking van uw Persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval als u meent dat wij geen reden hebben om de Persoonsgegevens te Verwerken of wanneer u meent dat wij dit niet op een juiste wijze doen.

• Het recht om Persoonsgegevens over te laten dragen (recht op dataportabiliteit); U heeft het recht om ons te vragen uw Persoonsgegevens rechtstreeks (digitaal) aan u over te laten dragen.
• Het recht op verwijdering van Persoonsgegevens (het recht om vergeten te worden);

In sommige gevallen  heeft u het recht ons te vragen om uw Persoonsgegevens permanent uit onze (digitale) systemen te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer u uw toestemming voor de Verwerking hebt ingetrokken.

• het recht om een klacht in te dienen.

Als u onverhoopt niet tevreden bent over de wijze waarop Haarlem Marketing uw Persoonsgegevens Verwerkt, kunt u een klacht bij ons indienen of rechtstreeks bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Via onze contactgegevens kunt u ons benaderen wanneer u een beroep wilt doen op uw rechten. U kunt alleen een verzoek doen ten aanzien van uw eigen Persoonsgegevens. Om uw identiteit vast te kunnen stellen, vragen wij u bij uw verzoek een kopie van uw identiteitsbewijs te voegen waarbij u de foto en het Burgerservicenummer zwart mag maken.

U ontvang binnen vier (4) weken een reactie op uw verzoek. Wij kunnen niet in alle gevallen volledig aan uw verzoek voldoen, bijvoorbeeld wanneer uw verzoek in strijd is met een wettelijke plicht. U ontvangt altijd een uitleg waarom wij in een specifiek geval niet (volledig) aan uw verzoek kunnen voldoen.

10. Cookies
Haarlem Marketing maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestandje met informatie. Die informatie gaat over het gedrag van de persoon die de Website bezoekt. Er zijn verschillende soorten cookies. Op de Website wordt onder het kopje “Cookie voorkeuren” in de footer uitgelegd welke cookies worden gebruikt en met welk doel.

U kunt de opgeslagen cookies verwijderen via de instellingen van uw internetbrowser.

11. Contactgegevens
Haarlem Marketing is de Verwerkersverantwoordelijke voor de Verwerking van uw Persoonsgegevens. Bij vragen over dit privacystatement, wanneer u een van uw rechten wenst uit te oefenen of wanneer u onverhoopt niet tevreden bent over de wijze waarop uw Persoonsgegevens door ons worden Verwerkt, vragen wij u contact met ons op te nemen.

Stichting Haarlem Marketing
Grote Markt 2
2011 RD Haarlem
023 571 22 62
info@haarlemmarketing.nl

Versie augustus 2020